e-Invoicing: preparando a las pymes para la nueva era de la facturación

Las claves de la nueva era de la facturación electrónica: normas y consideraciones para las compañías

En un año, la factura electrónica será obligatoria para casi la totalidad de las pequeñas y medianas empresas. Hemos evaluado su impacto con Ronald Lozano, Engineering Legal Team Manager de Sage Iberia. La sesión, moderada por Xavier Gangonells, director general de la AED y hecha en formato online, inaugura el ciclo “Preparando a las pymes para el futuro”.

Durante la sesión, Lozano ha detallado las dos grandes normativas relacionadas con la facturación y con el proceso de cobros y pagos que las compañías deben tener en cuenta de cara al próximo año:

  • Reglamento del software de facturación: esta norma proviene de la Ley Antifraude e implica que todas las empresas, a excepción de las que están en el suministro inmediato de información (SII), deberán contar con un software homologado para poder facturar. Este software, que se conecta automáticamente a la Agencia Tributaria y que las empresas deben tener instalado y en funcionamiento el 1 de julio de 2025, supone que:
    • Las facturas no se van a poder modificar ni eliminar una vez creadas.
    • Las facturas digitales o electrónicas, obligatoriamente incluirán un código QR.
    • La empresa deberá decidir comunicar los registros de facturas en tiempo real o a requerimiento de la AEAT.
  • Reglamento de obligación de la factura electrónica entre empresas y autónomos: esta norma obliga a que la facturación y la comunicación a una empresa o un autónomo sean electrónicas, e implica el cumplimiento de 5 requisitos:
    1. Generación y emisión de factura electrónica
    2. Comunicación de la factura electrónica
    3. Estar preparados para recibir la factura electrónica
    4. Comunicar la aceptación o el rechazo de la factura electrónica
    5. Comunicar el pago total de la factura electrónica
Para la entrada en vigor de este reglamento hay dos plazos:
  • Las empresas que facturen más de 8M euros, deberán cumplir los 5 requisitos en el primer año.
  • El resto de las empresas deberán cumplir con los dos primeros puntos a partir del segundo y con el resto, a partir del tercer año tras la aprobación
Ronald Lozano ha añadido que, a pesar de que este proceso se va a llevar a cabo por países, a nivel europeo se va a implementar el “Proyecto VIDA”, una iniciativa que supone el establecimiento de un sistema comunitario de comunicación electrónico y digital entre empresas y entre empresas y administración.
Profesionalización del proceso de facturación
Para el experto, el proceso de implementación en las empresas es aparentemente sencillo, aunque va a traer consigo cambios relevantes para las compañías”.

“El principal cambio en las empresas va a ser cultural”, ha destacado Lozano, ya que el nuevo reglamento supondrá una profesionalización digital del proceso de facturación. El experto ha explicado que actualmente, las empresas no cuentan con un proceso de facturación profesionalizado, ya que, “la mayoría de las empresas tienen una forma de proceder muy integrada que nadie se plantea si es correcta: hay personas que hacen facturas y no tienen el hábito o los conocimientos, cuando las facturas llegan a la  administración se pueden modificar y eliminar, el seguimiento se realiza con herramientas básicas como Excel y Word, etc.”. La nueva norma establece un sistema de control en este aspecto, por lo que las empresas “deberán realizar un autodiagnóstico de sus hábitos de facturación” que les permitirá estar preparadas para el cambio.

Impacto en las empresas
Según el experto, la normativa traerá consigo una serie de mejoras en los procesos y la dinámica de trabajo las compañías:

  • Información actualizada: Las empresas dispondrán de un sistema de información de pagos actualizado que les permitirá anticipar información y agilizar procesos.
  • Mismo punto de partida: Las pymes van a tener las mismas herramientas para trabajar, por lo que el reto está en “buscar cómo obtener una ventaja competitiva, situándome lo antes posible en el marco mínimo de la normativa y poder saltar a mejorar mis procesos para obtener mayor capacidad de automatización”.
  • Eficiencia: “La automatización de procesos permite tener información más fiable antes, lo que a su vez facilita la toma de decisiones”. Por otra parte, “la norma permite reducir los tiempos administrativos, mejorar la eficiencia de los equipos y las personas, y ahorrar recursos y tiempo”.

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